——雅昌業(yè)務(wù)綜合信息管理系統(tǒng)詮釋“516 工程”
2002-09-01
公司實施用信息化提高企業(yè)競爭力策略以來，先后進行了一系列信息化建設(shè)，并取得了一定的成績，但經(jīng)過深入的調(diào)查分析后發(fā)現(xiàn)公司諸多環(huán)節(jié)尚存在數(shù)據(jù)溝通不暢，信息利用率不高等問題，距實現(xiàn)公司實施信息化戰(zhàn)略的目標(biāo)還有一定距離。經(jīng)公司研究決定于2002年5月16日，正式啟動了“雅昌業(yè)務(wù)綜合信息管理系統(tǒng)”工程，即“516”工程。
“516”工程的核心是利用信息技術(shù)實現(xiàn)業(yè)務(wù)活動周期全過程的數(shù)字化管理。為保障該工程的順利實施，公司成立了由公司高層管理人員組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，及由公司業(yè)務(wù)技術(shù)骨干組成的項目小組。
“516”工程由項目小組成員與深圳市奧科軟件有限公司共同承擔(dān)，深圳市奧科軟件有限公司負(fù)責(zé)該項目系統(tǒng)的設(shè)計、建模、編碼、測試等絕大部分的基礎(chǔ)與起步工作，公司項目小組負(fù)責(zé)該工程的統(tǒng)籌與規(guī)劃、監(jiān)督，并負(fù)責(zé)為奧科軟件公司提供工作支持與材料提供。通過內(nèi)外相互加強溝通與互動，按計劃進行工程項目的建設(shè)。本文配合“516”工程開展現(xiàn)狀，對該項目領(lǐng)導(dǎo)小組成員及執(zhí)行小組成員進行了專訪。以下是本刊記者的訪談內(nèi)容：
“516工程”實施的指導(dǎo)思想是什么？
“516工程”實施的指導(dǎo)思想即實現(xiàn)集團信息資料的控制、體現(xiàn)集團集中管理及未來發(fā)展的需要。形成集團中心控制臺，強化公司管理模式的可復(fù)制性。
“516工程”系統(tǒng)的建設(shè)將為雅昌帶來什么？
“516工程”系統(tǒng)的建設(shè)將對雅昌現(xiàn)狀產(chǎn)生積極的影響，主要將體現(xiàn)在以下幾個方面：1、提高信息傳遞的速度及質(zhì)量；2、節(jié)約資源，有效利用現(xiàn)有資源（包括人力、機器等）；3、減少異常事故，減少異常損耗，減少人員的精力損耗、提高工作效率；4、提高服務(wù)質(zhì)量，增加銷售機會，擴大銷售空間，提供個性化服務(wù)；5、積累經(jīng)營數(shù)據(jù)，為科學(xué)決策提供依據(jù)；6、提高合同按時提交的保障；7、可提供管理模式的復(fù)制。
“516工程”實施的目的是什么？
其目的主要在于將工作規(guī)范化，提高并固化核心競爭能力；記錄工作流程，為科學(xué)決策提供依據(jù)；加強對工作流程控制，最大程度節(jié)約成本、創(chuàng)造效益、提高效率；提供智能輔助工具，使工作變得簡單、快捷。
“516工程”的涵蓋范圍及處理內(nèi)容有哪些？
“516工程”主要涵蓋了雅昌總部、中輕印刷、北京公司；處理范圍主要包括：報價、合同、客戶 、收款、采購、營業(yè)生產(chǎn)、制版生產(chǎn)、印刷生產(chǎn)、生產(chǎn)設(shè)備使用狀況、外協(xié)、品質(zhì) 、庫存與發(fā)貨、綜合業(yè)務(wù)查詢、內(nèi)部信息聯(lián)系。共包含十四個子系統(tǒng)。
“516工程”項目是如何實施的？
根據(jù)公司目前總體情況、問題的輕重緩急以及考慮到系統(tǒng)實施的可行性和可操作性，“516工程”系統(tǒng)共分三期開發(fā)，每期又分幾個階段實施。第一期，規(guī)范與記錄：經(jīng)營生產(chǎn)過程的規(guī)范、記錄、監(jiān)督，關(guān)鍵信息及其修改信息的及時傳遞。第二期，控制：對第一階段積累的經(jīng)營生產(chǎn)信息進行分析、總結(jié)；對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行規(guī)范、控制。利用記錄的信息，實現(xiàn)簡單財務(wù)、人事、行政管理。第三期，優(yōu)化：利用計算機的計算優(yōu)勢，開發(fā)各種輔助工作系統(tǒng)。包括：生產(chǎn)計劃及調(diào)度輔助系統(tǒng)、報價指導(dǎo)輔助系統(tǒng)等。根據(jù)公司與奧科軟件公司的協(xié)議，奧科軟件公司已于6月上旬－2002年9月上旬之間，展開了該系統(tǒng)的全面調(diào)研工作。在進行了跟單調(diào)研、面對面調(diào)研及專題會議討論研究之后，奧科軟件公司已向我公司提交了詳盡的需求分析報告和可操作性的解決方案。目前，“516工程”項目正式進入到計劃的第一期的設(shè)計階段（系統(tǒng)設(shè)計與建模），設(shè)計階段計劃從9月中旬－12月中旬花3個月時間完成，接下來從12月下旬開始進入第一期計劃的“實現(xiàn)”階段。
“516工程”工作簡報
5月16日
項目啟動會議召開。成立雅昌信息化領(lǐng)導(dǎo)小組、“516工程”項目開發(fā)小組。相關(guān)人員進行了介紹并初步接觸。
5月21日
項目小組召開第一次討論會。討論項目范圍、約束條件、主要流程，形成系統(tǒng)總體藍圖初步意見，并決定修改后5月28日討論確認(rèn)。
5月28日
項目小組召開第二次討論會。討論修改后的《系統(tǒng)初步設(shè)想》。
5月31日
項目開發(fā)小組向信息化領(lǐng)導(dǎo)小組作匯報。王總、?？偂羁偡謩e提出意見并作了相應(yīng)指示。
6月5日
完成了業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識培訓(xùn)。包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)、原材料供應(yīng)、制版工藝及流程、印刷工藝及流程。
6月11日
開始第一階段（跟單）調(diào)研。
6月14日起
在制版廠調(diào)研4天。主要了解現(xiàn)階段組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置，工作流程及規(guī)則。了解相關(guān)工作細(xì)節(jié)。
6月21日起
在印刷廠調(diào)研5天。主要了解現(xiàn)階段組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置，工作流程及規(guī)則。了解相關(guān)工作細(xì)節(jié)。
7月1日
討論總結(jié)調(diào)研情況。并完成《輸入輸出表》及《崗位角色表》。
7月8日
根據(jù)上周完成《輸入輸出表》及《崗位角色表》，討論《雅昌現(xiàn)階段存在的問題與不足》。討論總
結(jié)《信息化建設(shè)可能給雅昌帶來的好處》。
8月6日
召開項目小組匯報會。討論修改后的“系統(tǒng)藍圖”。確定各部門信息化管理的環(huán)節(jié)，其主要解決方案
及可行性。確定專題討論內(nèi)容。
8月8日、12日印刷廠調(diào)研。
8月9日專題討論會。
